|
Корпоративные бизнес-процессы представляют собой удобный и очень эффективный инструмент управления бизнес-процессами предприятия. Корпоративные процессы системы СЭД "Документооборот Проф" позволяют автоматизировать как простые, так и сложные процессы практически любого предприятия, дав его руководителям инструмент контроля и получения информации о реальной работе сотрудников предприятия, а сотрудникам предприятия предоставляют удобный инструмент для быстрых и эффективных действий по решению ежедневных задач.
нажмите на картинку для увеличения
Корпоративные бизнес-процессы СЭД "Документооборот Проф" размещены в подсистеме "Корпоративные процессы".
Каждый корпоративный бизнес-процесс имеет свой номер и дату и является экземпляром ранее спроектированного вида бизнес-процесса. Проектирование видов бизнес-процессов рассмотрено в разделе "Проектирование видов бизнес-процессов".
Корпоративные процессы располагаются в подсистеме "Корпоративные процессы" системы документооборота СЭД "Документооборот Проф".
Создать корпоративный процесс можно несколькими способами:
Создание из формы списка корпоративных процессов. Для создания процесса нажмите стандартную кнопку "Создать" формы списка. В случае, если в форме списка был установлен отбор по одному из видов бизнес-процессов, то новый процесс будет создан такого же вида.
Создание из формы списка видов бизнес-процессов. Для создания процессов выделите нужный вид процесса и нажмите кнопку "Создать экземпляр процесса". После выполнения данной команды будет создан корпоративный процесс нужного вида.
Создание процесса из формы корпоративного документа. Для этого откройте форму документа и перейдите в меню верхней панели "Бизнес-процессы". Пункты данного меню автоматически формируются по видам бизнес-процессов имеющих включенные флажки копирования пользователей из документа в процессы либо по видам процессов напрямую включенных в настройках вида документов. Создание процессов из документов будет рассмотрено более подробно в данном разделе ниже.
Форма корпоративного процесса содержит набор различных параметров и объектов. В зависимости от выбранного вида состав формы корпоративного процесса может отличаться, так как в виде процесса можно изменить наименования элементов или да же полностью скрыть некоторые элементы формы корпоративного процесса. Ниже мы будем приводить описание стандартного вида формы, без внесенных на этапе проектирования изменений в наименования элементов формы.
Форма корпоративного процесса немного похожа на форму вида процесса. В форме процесса на странице "Схема бизнес-процесса" находится визуальная схема выполнения бизнес-процесса, данная схема аналогична схеме, созданной при проектировании вида бизнес-процесса.
В схему корпоративного процесса можно вносить изменения, добавлять и удалять различные маршрутные точки. Необходимо понимать, что данные изменения вносятся только в один экземпляр процесса, после его выполнения все внесенные изменения станут не актуальными. Поэтому, если вам необходимо изменить схему для всех новых корпоративных процессов, то изменения нужно вносить в соответствующий вид процесса (справочник "Виды бизнес-процессов").
Редактирование маршрутных точек схемы корпоративного процесса полностью аналогично редактированию маршрутных точек вида процесса. Все типы маршрутных точек описаны в разделе "Маршрутные точки корпоративных процессов". В точках схемы бизнес-процесса можно изменить названия и текст выдаваемых пользователям именно по этому корпоративному процессу заданий, а также изменить или создать новый состав исполнителей данного экземпляра процесса.
После отправки корпоративного процесса на выполнение, схема становится недоступной для редактирования. Кроме того, элементы схемы приобретают различные цвета. Выполненные элементы схемы закрашиваются серым цветом, элементы в которых в текущий момент происходит выполнение закрашиваются ярким желтым цветом, а не выполненные элементы (например, элементы, находящиеся на альтернативной ветви маршрута) становится прозрачными. Раскраска схемы обновляется после выполнения каждой задачи исполнителя.
Параметры корпоративного процесса определяются на странице "Параметры" экранной формы. Один из основных параметров это "Описание бизнес-процесса". Текст данного параметра может использоваться как текст по-умолчанию в создаваемых исполнителям задачах.
При редактировании текста заданий можно пользоваться разнообразными средствами для изменения размера и цвета шрифта, а также вставлять различные гиперссылки на внутренние и внешние объекты, а также картинки (для вставки картинок используйте пункт меню "Все действия").
На этой же странице "Параметры" находятся такие параметры как "Инициатор" и "Контролер".
По-умолчанию эти параметры заполняются ссылками на сотрудника, создавшего данный экземпляр корпоративного процесса, но, при необходимости, могут быть изменены на других сотрудников. Нажатие на гиперссылку "Контролер" приводит к копированию значения поля "Инициатор" в поле "Автор".
Одним из важных элементов корпоративного процесса является список ссылок процесса на объекты системы. Список ссылок процесса на другие объекты системы находится на закладке "Параметры" корпоративного процесса. Среди таких объектов могут быть корпоративные документы и объекты внешней базы данных (например, счет на оплату в "1С:Бухгалтерия"). В список ссылок можно добавить элементы через меню "Добавить". Возможно добавление корпоративного документа, ссылки на внешние объекты (из справочника "Ссылки на внешние объекты"). Также можно выполнить добавление внешнего файла из файловой системы. В случае выбора варианта "Добавить \ Внешний файл" откроется стандартное диалоговое окно выбора файла. После выбора файла будет создан новый корпоративный документ, а ссылка на него будет добавлена в список объектов корпоративного процесса. При создании нового корпоративного документа используются данные шаблона корпоративного документа, указанного в настройке вида процесса на закладке "Параметры процесса".
В форме корпоративного процесса можно создать (или отредактировать скопированный из вида процесса) список основных исполнителей. Стоит понимать, что в каждой конкретной маршрутной точке может быть указан и другой список исполнителей. Кроме того, в некоторых точках действия, можно указать, что исполнитель будет указан в одном из реквизитов (переменных) бизнес-процесса, при этом заполнить значение данного реквизита может другой сотрудник в своей задаче. Список основных исполнителей используется по-умолчанию при создании задач в маршрутных точках с типом "Действие" если в этих точка не указаны другие исполнители. В простых бизнес-процессах список основных исполнителей используется для всех точек и является единственным механизмом указания сотрудников, которые будут выполнять задачи данного процесса.
Список основных исполнителей можно заполнить нажатием на кнопку "Добавить" или скопировать список сотрудников из прилагаемых (на закладке "Параметры") корпоративных документов. При этом список копирования зависит от установки флажков использования списка сотрудников, установленных в настройке вида процесса на закладке "Основные исполнители".
При нажатии на кнопку "Добавить" в основном списке будет открыто специально окно выбора исполнителя. Можно выбрать либо тип адресации "Простая адресация", либо тип "Ролевая адресация". В случае простой адресации можно выбрать конкретного исполнителя задач процесса, а в случае выбора ролевой адресации можно выбрать роль исполнителя и объекты адресации (например, "Руководитель проекта по модернизации цеха" или "Директор предприятия").
Справа от списка исполнителей выводится фотография пользователя (установить картинку фотографии можно в форме справочника "Пользователи" нажав на кнопку "Дополнительные данные") и его контактные данные. Для ролевой адресации выводится стандартная картинка.
После отправки корпоративного процесса на исполнение, список основных исполнителей становится не доступным для редактирования. В форму также дополняется новый удобный элемент – список выданных исполнителям задач.
В список выданных исполнителям задач выводится список всех выданных по данному корпоративному процессу заданий. В список задач выводится и информация о текущем состоянии задачи, проценте их выполнения, дате фактического начала выполнения и другие параметры.
В правой части экрана выводится фотография исполнителя задачи, его контактные данные, а для выполненных задач выводятся все результаты выполнения.
Используя список выданных задач, инициатор корпоративного процесса может оперативно отслеживать и просматривать состояние дел у исполнителей процесса. Все задачи в списке группируются в три группы: "Ожидают выполнения", "Находятся в работе" и "Выполненные задачи".
В форме корпоративного процесса можно просматривать и устанавливать реквизиты (переменные) процесса. Реквизиты процесса доступны на закладке "Реквизиты процесса". На данной закладке можно выбрать два вида отображения реквизитов – "Форма" и "Список". В случае выбора вида отображения "Список" все реквизиты выводятся в виде таблицы, а при выборе вида отображения "Форма" реквизиты добавляются как отдельные элементы формы.
При выборе вида отображения "Форма" реквизиты добавляются как отдельные элементы формы.
Начальные значения реквизитов копируются из их значений, заданных в виде процесса. При необходимости можно установить новые начальные значения реквизитов до отправки процесса на выполнение либо изменить их в процессе выполнения. В маршрутных точках с типом "Действие" можно указать, какие именно реквизиты процесса будут доступны исполнителям задачи для изменения или для просмотра.
Вся история изменения реквизитов процесса доступна при нажатии на гиперссылку "Показать историю изменения". В форме списка истории изменения реквизиты сгруппированы по их наименованиям, раскрытие группы реквизита приводит к показу истории его изменения, в которой присутствуют значения реквизита на определенную дату и комментарий о факте изменения.
Каждый экземпляр процесса имеет свой журнал выполнения. Записи в данный журнал выполнения автоматически вносятся в ходе выполнения процесса, они также могут добавляться вручную при выполнении программного кода (например, в точках действия с типом "Обработка" или "Действие"). Для внесения записи в журнал выполнения процесса из программного кода необходимо вызывать функцию "ЗаписатьВЖурналПроцесса("Текст записи", БизнесПроцесс, ТочкаПроцесса);". Журнал выполнения процесса может быть распечатан, для печати процесса нажмите кнопку "Печать журнала" в нижней командной панели страницы "Статистика и журнал процесса", возможно также сохранение журнала в формат MS Excel.
В системе СЭД "Документооборот Проф" доступен журнал, содержащий записи всех экземпляров корпоративных процессов. Такой журнал размещен в подсистеме "Корпоративные процессы", пункт "Журнал выполнения процессов".
В форме корпоративного процесса, на закладке "Статистика и журнал процесса" выводится текущая статистика выполнения процесса. В том числе длительность процесса, количество выданных и выполненных задач.
В форме корпоративного процесса размещено меню "Все действия". Через это меню можно выполнить ряд действий с процессом, например, вывести таблицу всех маршрутных точек и связей между ними (пункт "Показать сеть точек") либо выполнить другие действия.
При необходимости бизнес-процесс может быть перезапущен. Для выполнения перезапуска нажмите кнопку "Перезапустить" верхней командной панели инструмента. В таком случае все ранее созданные задачи будут отменены, а бизнес-процесс начнет выполнение с точки маршрута "Старт".
Запущенный корпоративный бизнес-процесс может быть принудительно остановлен и завершен. Для выполнения такой операции нажмите кнопку "Завершить" верхней командной панели корпоративного процесса. Завершение процесса приводит к отмене и удалению всех выданных исполнителям задач и выполнению последней маршрутной точки "Завершение" в схеме бизнес-процесса.
Возможна настройка создания бизнес-процессов из формы корпоративного документа. По-умолчанию в меню "Бизнес-процессы" верхней командной панели формы корпоративного документа автоматически создаются пункты, соответствующие видам процессов в которых включен хотя бы один из флажков "Копировать список сотрудников документа (закладка "Принадлежность")" и "Копировать список получателей документа (закладка "Регистрация")". Данные флажки располагаются на закладке "Основные исполнители" формы элемента справочника "Виды бизнес-процессов".
В случае необходимости изменить состав бизнес-процессов доступных из меню "Бизнес-процессы" формы документа в форме вида корпоративного документа на закладке "Значения по-умолчанию" необходимо отметить флажок "Использовать ограниченный список бизнес-процессов". После отметки этого флажка станет доступным список видов бизнес-процессов. Вы можете отметить необходимые вам в корпоративном документе процессы, а также установить их порядок сортировки. Кроме того, можно задать индивидуальное наименование бизнес-процесса для данного вида документа.
При создании корпоративного процесса из корпоративного документа, основной список исполнителей процесса будет заполнен по соответствующему списку сотрудников документа (в зависимости от установки флажков в форме вида процесса), а сам документ будет скопирован в список ссылок корпоративного процесса.
Все бизнес-процессы располагаются в форме списка корпоративных процессов (пункт "Корпоративные процессы"). Для выбранного процесса в форме списка также выводится текущее состояние процесса с помощью раскраски элементов схемы выполнения. Выполненные в схеме элементы раскрашиваются в серый цвет, элементы в которых на данный момент происходит выполнение раскрашиваются ярким желтым цветом, а элементы, которые не будут выполняться в данной схеме (например, при выборе другого маршрута в точке выбора) становятся прозрачными.
Для оперативного просмотра состояния задач в форме списка процессов можно переключить вид панели быстрого просмотра со значения "Маршрут процесса" в значение "Диаграмма выполнения".
Диаграмма выполнения строится в виде диаграммы Ганта по задачам исполнителей. Отрезки диаграммы строятся от времени первого открытия задачи пользователем и до момента выполнения задачи. Масштаб временной шкалы диаграммы может быть изменен нажатием правой кнопки мышки на её шкале и выборе пункта "Настройки".
В форме списка "Корпоративные процессы" можно отключить вывод выполненных процессов, сняв пометку во флажке "Показывать завершенные процессы".
 |
Видео-ролик "Бизнес-процессы и задачи в СЭД "Документооборот Проф"
В видео-ролике показаны основные приемы проектирования бизнес-процессов с помощью визуального редактора. Визуальный редактор бизнес-процессов позволяет быстро и эффективно разрабатывать бизнес-процессы любой сложности. В ролике приведены примеры работы с задачами, созданными бизнес-процессами при прохождении маршута бизнес-процесса.
Ролик рекомендуется всем пользователям, работающим с задачами и бизнес-процессами, а также проектировщикам бизнес-процессов.
Начать просмотр | | 
